Az árkalkulációs és megrendelés-felvevő program

Adatátvétel a tervező programokból:

A bútortervező és a lakberendező programokban a tervezési munka elvégzése után dönthetünk úgy, hogy anyagokat választunk és rendelünk a tervhez. Az anyagválasztás menüpontra kattintva lehetőség nyílik a terven szereplő lapelemekhez (polc, oldal, tető, ajtó, stb.) hozzárendelni a készletből az egyező vastagságú táblaanyagok közül a kiválasztottat (fehér, barna, fenyő, stb.). Ugyancsak hozzárendelhetők az élzárók (fólia, ABS, élléc, stb.). Az alkatrészhez rendelt élzáró vastagsága határozza meg, hogy mekkora lesz az alkatrész szabászmérete, mert a program a terven szereplő készméretből az élzárók vastagságát levonva számítja ki a szabászméretet. Ez a szabászméret kerül át az árkalkulációba, természetesen a gyártandó darabszámmal, az élek megmunkálási kódjával (élzárás, marás, gérvágás, stb.) és az alkatrész nevével együtt. A bútortervezőben a bútorhoz rendelt különböző tartozékok és kiegészítők (fogó, pánt, csavar, stb.) listája mentéskor a bútorhoz kapcsolódik, ezt az információt beillesztéskor a bútor magával viszi a lakberendező programba, ahol ezek a listák az összes berakott bútorra vonatkozóan összesítésre kerülnek és ez a lista kerül át az árkalkulációs és megrendelés-felvevő programba. Az anyagok kiválasztása és hozzárendelése után megadjuk a megrendelő nevét, címét, és átlépünk a rendelésfelvevő programba.

Megrendelés felvétele:

A megrendelés-felvevő által felvett munka státusza: árajánlat.

Ebből lesz idővel

- megrendelés (lehet gyártani)
- módosított megrendelés

Eldönthetjük, hogy először csak egy árajánlatot adunk, vagy megjelölve a fizetés módját (készpénz, átutalás, csekk) rögtön megrendelést készítünk. Az árajánlatok később bármikor átminősíthetők megrendeléssé.

A megrendelés-felvevő programnak több funkciója van, melyek közül első és talán legfontosabb az árkalkuláció. További funkciók: az árajánlat vagy megrendelés felvétele, az adatok mentése, bizonylatok nyomtatása, adatátadás a gyártás-előkészítés és a szabászat felé.

Árkalkuláció

A bútortervezővel megtervezett, a lakberendezővel összeállított bútor-együttest az árkalkuláció során szétszedve, alkatrészeire, tartozékaira, kiegészítőire lebontva látjuk viszont. Minden a gyártáshoz, összeállításhoz szükséges munkanem fel van tüntetve, az anyagok beárazva, a szolgáltatások felsorolva. A program számolja az anyagköltségeket, a munkadíjakat, figyelembe vesz egyedi munkanemeket és egyéb költségeket (pl. beszerzés, csomagolás, stb.) is. A program kezelőjének feladata az ellenőrzésre és a rendkívüli esetek levezetésére szorítkozik

Ha olyan vállalkozás használja a megrendelés-felvevő programot, melynek nincs tervező programja, például egy lapszabászat, akkor azok az adatok, melyeket egyébként a tervező programok automatikusan adnak át (alkatrészméretek, darabszámok, élzárások, stb.) hiányoznak és ezért ezeket ilyenkor itt be kell írni.

Lemezanyagok, tartozékok

Először a lapanyagok adatait látjuk a képernyőn. Mellette az élzárók anyaga, alatta felsorolva részletesen az alkatrészek listája. A program számolja a teljes területet (négyzetméter) és hozzáadja, ha kell a várható anyagveszteséget. Ebből már megvan a lapanyag ára. A vágási költség a programmal kalkulálható többféle módon is (az adott műhely gyakorlatához igazodva):

- folyóméteres vágás, Ft/m, fél kerülettel számolva, esetleg felszorozva
- folyóméteres vágás, Ft/m, teljes kerülettel számolva
- négyzetméteres vágás, Ft/m2
- a hozzáadott veszteségben a vágási munkadíj is benne van
- a vágási díj tartalmazza az esetleges anyagveszteség költségét is
- darabár, Ft/db
- táblaár + vágási munkadíj
- szabott ár, anyagár + veszteség + munkadíj, minden benne van

A lapanyagok után következik az adott munkához szükséges tartozékok anyagárának és beépítési díjaiknak összesítése.

Munkadíjak

Ha a program használója egyéb munkadíjakat is szeretne érvényesíteni, például: felületkezelés, tervezés, szállítás, csomagolás, stb., ezek is felszámíthatók.

Az eddigi anyag- és munkadíjakon felül számítható még úgynevezett összeállítási költség, mely vetíthető a beépített anyagfelületekre (Ft/m2) vagy a beépített anyagok árára (%). Bizonyos munkák, például helyszíni szerelés, szintén figyelembe vehetők a kalkulációnál órabér jellegű díjjal (Ft/óra).

Természetesen a fentiekben felsorolt minden költség és díj alkalmazása nem kötelező, de a program tartalmazza mindezeket a lehetőségeket. Aki szeretne kevés adattal egyszerű árkalkulációt, az is használhatja a programot, és aki szeretne részletes, elemeire lebontott, mindenre kiterjedő pontos számítást végezni, megteheti, mert arra is megvan a lehetősége.

A folyamat végén a képernyőn megjelennek az összesített adatok és a nettó végösszeg. Lehetőség van árkedvezmény adására, majd az ÁFÁ-val növelt, bruttó végösszeg jelenik meg. Leelőlegezett munka esetén az előleg összege beírható és a kinyomtatott bizonylat előleg nyugtaként használható. A program teljesen ki nem fizetett megrendelés esetén választási lehetőséget kínál, hogy a készletből az anyagokat a megrendelés felvételekor vegye-e le, vagy amikor az ügyfél visszajön és rendezi a számlát.

Bizonylatok

A tárolt megrendelések bármikor előhívhatók, módosíthatók, kinyomtathatók, stb. A felvett megrendelésről nyomtatható bizonylat több példányban és több formátumban is:

- végösszesítő, mely számlaformátumhoz hasonlóan tételesen felsorolja az árukat és a szolgáltatásokat
- részletes lista, mely teljes részletességű szabász- és tartozéklista
- egyszerű, mely részletezés nélkül közli a vállalt munkát és az összeget

Az eddigiek elolvasása a kedves olvasó számára lényegesen tovább tartott, mint ameddig az ismertetett folyamat a valóságban lejátszódik. A berendezés rajzának elkészülése után egy perccel pontos árkalkuláción alapuló árat lehet mondani az ügyfélnek! És ha felteszi a keresztkérdést, hogy mibe kerülne a bútor, ha mégis inkább másik, például festett MDF fronttal kérné, akkor újabb egy perc múlva megvan annak az ára is

Ha az ügyfél az árajánlatot elfogadja akkor a megrendelés élővé válik és a berendezést le kell gyártani

A felvett megrendelések letárolt adataira támaszkodva végzi munkáját a termelésirányító és a feldolgozó program.

A termelésirányító program

Ez a program a rendszer leginkább egyedi jellegű és legnehezebben specifikálható eleme. A program csak támogatást nyújt a felhasználónak a döntések meghozásához, de nem tesz javaslatot a problémák megoldására.

Egy táblázatot kell létrehozni, mely tartalmazza azokat a fontosabb adatokat, melyek szükségesek a döntéshez. Mit is kell eldönteni?

- milyen sorrendben történjen a megrendelések teljesítése
- mely megrendeléseket kell egyidejűleg feldolgozni a szabásoptimalizáláshoz

Milyen adatoknak is kell tehát szerepelnie a táblázat egy sorában?

- a megrendelések azonosító adatai: rendelésszám, a megrendelő neve - vállalási - szállítási határidő - készültségi szint

A táblázatban a sorrendet a szállítási határidő szabja meg.

A felvett/letárolt megrendelések adataiból a táblázat előállítható.

Hogyan is néz ki ez a táblázat például egy bérszabász vállalkozás esetén?

A feldolgozó program

Amikor a termelésirányítási táblázat véglegessé vált, akkor listát lehet nyomtatni a szabászoknak, az élzáróknak, stb.

A gyártásra kijelölt megrendelésekből kerülnek leválogatásra a gyártandó alkatrészek. A leválogatási szempontok: anyagkódok (felület, vastagság). Az azonos jellemzőkkel rendelkező alkatrészek csoportjai kerülnek a megfelelő szabási listákra. A program a kijelölt megrendelésekből gyűjti össze az együtt szabható alkatrészeket, mert így gazdaságosabb az anyagkihozatal.

A lista összeállításához szükséges információkat a termelésirányító program adja, a leválogatást a feldolgozó program végzi.

Az alkatrészek azonosítására célszerűnek látszik azok etikettezése. Az etikettre minden olyan információ rákerül, mely szükséges a gyártás során, azaz az összes azonosításra vonatkozó és az összes technológiai adat. Az etikettező program ismertetését a szabászprogram menüpont alatt találja. Az etikettek felragasztása normál esetben a szabászgépről történő levételkor történik.